Financie a účtovníctvo
Bločky
Procesné spracovanie drobných nákladov s dôrazom na kontrolu oprávnenosti, projektové priradenie a auditovateľné vyplatenie. Modul digitalizuje cestu od nahratia bločku až po uzavretie účtovníctvom, aby sa náklady nestrácali v e-mailoch a papieroch.
Kontext
Modul Bločky je súčasťou interného firemného portálu, ktorý sme navrhli, vyvinuli a nasadili pre klienta z oblasti financie a účtovníctvo. Portál konsoliduje desiatky firemných agend do jedného prostredia s jednotným prihlásením, rolami a auditovateľnou históriou — a modul Bločky je jeho kľúčovou súčasťou.
Výzva
Drobná nákladová agenda fungovala mimo systému — bločky chodili e-mailom, papierovo alebo cez chat. Účtovníctvo manuálne zisťovalo, ku ktorému projektu a osobe výdavok patrí, schválenie sa často riešilo spätne a pri zamietnutí chýbal jasný dôvod. Pri PHM bločkoch nebola konzistentná väzba na vozidlo. Výsledok: pomalé uzávierky, nejasná zodpovednosť a slabá auditná stopa.
Ako sme to dodali
Modul sme nastavili ako plne procesný tok drobných nákladov. Zamestnanec nahrá bloček, doplní povinné polia (projekt, osoba, typ výdavku) a systém ho automaticky posunie do stavu Čaká na schválenie. Schvaľovateľ rozhodne schváliť/zamietnuť, pri zamietnutí s komentárom. Účtovníctvo následne uzavrie položku ako vyplatenú. Pri PHM výdavkoch je k dispozícii väzba na vozidlo. Všetky kroky sa zapisujú do workflow histórie vrátane príloh a poznámok.
Prínos pre klienta
Drobná nákladová agenda je riadená procesne
od nahratia dokladu po vyplatenie bez chaosu v e-mailoch.
Každý bloček má väzbu na projekt a zodpovednú osobu, takže projektová ekonomika je presná.
Schvaľovanie má transparentnú históriu vrátane komentárov pri zamietnutí a príloh k dokladu.
Účtovníctvo uzatvára výdavok ako vyplatený v jednom toku, bez manuálneho dohľadávania podkladov.
PHM bločky je možné previazať s vozidlami, čím sa spája náklad s reálnou prevádzkou flotily.
Workflow krok za krokom
Zamestnanec nahrá bloček (foto/sken) a vyplní formulár s projektom, typom výdavku a zodpovednou osobou
Doklad dostane stav Čaká na schválenie a systém vytvorí schvaľovaciu úlohu
Schvaľovateľ doklad schváli alebo zamietne (pri zamietnutí s komentárom)
Účtovník alebo pokladník po kontrole označí schválený doklad ako vyplatený
Doklad je zahrnutý do interných reportov a štatistík podľa projektu, osoby a typu nákladu
Funkčnosti modulu
- nahrávanie bločkov a príloh
- povinné väzby na projekt a osobu
- workflow schválenie/zamietnutie
- komentáre pri stavových zmenách
- označenie vyplatenia účtovníctvom
- reporting podľa projektu, osoby a typu výdavku
- auditná história vrátane legacy stavov
Integrácie a prepojenia
- projekty a zákazky (povinná väzba)
- zamestnanci a zodpovedné osoby
- vozidlá (PHM bločky)
- interné reporty a štatistiky
Stavy v procese
- Vytvorené
- Čaká na schválenie
- Schválené
- Zamietnuté
- Vyplatené
Prevádzka a ďalší rozvoj
Modul sme navrhli s ohľadom na budúci rozvoj — modulárna architektúra dovoľuje pridávať nové polia, reporty alebo integrácie bez zásahu do existujúceho jadra. Prehľadný kód, dokumentácia a oddelené konfiguračné súbory zabezpečujú, že systém zvládne rozvíjať aj iný tím — bez závislosti od jednej osoby, ktorá vie, „ako to funguje".
datatek, spol. s r. o. poskytuje pre tento typ riešení aj dlhodobú prevádzkovú podporu, monitoring a SLA — klient tak má istotu, že systém funguje aj po rokoch.
Funkcie modulu v detaile
- Nahratie bločku s fotkou
- Zamestnanec pridá bloček s typom (PHM, projekt, pošta, kolky, iné), dátumom, sumou bez DPH, DPH a menou. Povinná je aspoň jedna príloha, fotka alebo sken dokladu.
- Vyťaženie údajov z fotky
- Z fotky bločku sa automaticky vyplní dodávateľ, IČO, dátum a sumy podľa sadzieb DPH. Používateľ údaje len skontroluje.
- Väzba na projekt a vozidlo
- Každý bloček má projekt a zodpovednú osobu. Pri PHM sa dopĺňa vozidlo podľa ŠPZ a množstvo paliva v litroch, takže náklady idú do knihy jázd.
- Schvaľovanie
- Bloček prechádza stavmi vytvorené, schválené, zamietnuté a uhradené. Zamietnutie vyžaduje komentár, uhradenie označí účtovníctvo podľa oprávnení.
- Zoznam a export
- Filtrovanie podľa stavu, typu, zamestnanca a projektu, export vybraných bločkov do súboru pre účtovníctvo.
- História a komentáre
- V detaile je časová os stavov, komentáre a prílohy, takže je vždy dohľadateľné, kto bloček schválil a kedy bol preplatený.
Časté otázky
Áno. Bez fotky alebo skenu dokladu sa bloček nedá uložiť, aby účtovníctvo malo vždy originál.
Bežný zamestnanec vidí len svoje bločky. Schvaľovatelia a administrátori modulu vidia všetky podľa oprávnení.
Exportom do účtovného programu ako pokladničné alebo interné doklady podľa toho, kto platil. Pred ostrým exportom prebehne skúšobný beh.
Potrebujete podobný modul?
Navrhneme a vyvinieme internú aplikáciu podľa vašich procesov — od analýzy po nasadenie a dlhodobú podporu.