- pohodlnejšie vypĺňanie pre zamestnancov spoločnosti
- automatický výpočet cestovných náhrad
- ekologické riešenie pre prírodu
- archivácia dokumentov a príloh podľa Zákonu
- elektronické schvaľovanie jedným klikom
- e-mailové notifikácie o čakajúcej úlohe
Cestovný príkaz vypĺňa zamestnanec vo chvíli, kedy ho posielate na služobnú cestu mimo jeho obvykle miesto práce. Na základe tohto dokumentu má zamestnanec právo na stravné a ďalšie cestovné náhrady. Slúži tiež ako doklad o tom, kde sa zamestnanec v pracovnej dobe nachádzal, napr. kvôli riešeniu pracovných úrazov.
Klient nás oslovil s požiadavkou na zjednotenie, zjednodušenie a archiváciu cestovných príkazov, nakoľko spoločnosť disponovala rozsiahlym vozovým parkom a obchodných zástupcov.
V čase vzniku požiadavky, v spoločnosti fungovali na princípe šablóny v Microsoft Excel, ktorú si zamestnanci vyplnili podľa predlohy, vytlačili na papier, ručne podpísali a v niekoľkých fázach (žiadosť, schválenie vyúčtovania, účtareň) si dokument vymenili na podpis a medzi jednotlivými fázami bežal čas. V niektorých prípadoch sa papier podarilo zapatrošiť a proces sa musel opakovať.
Spoločnosť datatek, spol. s.r.o., na mieru vytvorilo uživateľsky prívetivý systém, ktorý dokázal vypĺňať cestovné príkazy z pohodlia pri počítači od začiatku až po koniec jeho cyklu. Zamestnanec sa prihlásil na existujúci vnútropodnikový systém, z ktorého sa dokázal prihlásiť do nami vytvoreného systému na elektronické cestovné príkazy – eTrips.
Po prihlásení sa do tohto systému, zamestnanec videl prehľadnú evidenciu svojich predchádzajúcich jázd, s možnosťou vytvorenia novej jazdy alebo duplikovania už existujúcej jazdy. Priamy nadriadený má možnosť na jednom mieste vidieť všetky cestovné príkazy svojich podriadených.
Systém pri zadávaní nového cestovného príkazu viedol zamestnanca celým procesom prostredníctvom sprievodcu a od zamestnanca si vyžiadal všetky potrebné údaje, vyplývajúce zo Zákonu o cestovných náhradách č.283/2002 Z. z. §2.
Všetky schválenia boli prenesené z papierovej formy do elektronickej formy, kde bol každý čakajúci krok doplnený aj e-mailovou notifikáciou aktuálnemu schvaľovateľovi, aby nemusel držať dohľad nad čakajúcimi schváleniami a systém sa mu pripomenul sám.
Systém na elektronické cestovné príkazy – eTrips, dokázal tiež automaticky vypočítať cestovné náhrady podľa zadaných údajov od zamestnanca, množstvo manuálnej práce tak odpadlo aj ekonomickému oddeleniu, ktoré namiesto počítania nárokov na cestovné náhrady, jednoducho schválili vyúčtovanie jedným klikom z e-mailovej notifikácie.
Do cestovného príkazu je možné prikladať aj ľubovoľné prílohy pre potrebu neskoršej archivácie.
Do dnešného dňa od roku 2016 bolo prostredníctvom tohto systému vygenerovaných 9 826 cestovných príkazov, čo je 19 652 papierov A4, množstvo ušetrenej práce pre ekonomické oddelenie, ktoré mohlo pracovať na iných, dôležitejších úlohách a pohodlnejšie vybavenie byrokracie pre zamestnancov.
V prípade, že máte záujem aj vy o elektronizáciu cestovných príkazov, alebo iných riešení na mieru, môžete nás kontaktovať tu.